Un exemple d’action menée par les préventeurs de la Carsat pour accompagner les entreprises
« Chacun a dû faire comme il pouvait… » Et cette sentence est autant vraie pour la Carsat Hauts-de-France que pour toute autre entreprise. Voici un exemple d’initiative menée par les préventeurs dans le département de l’Oise pour accompagner les entreprises malgré le confinement. Il a permis de mettre en évidence la capacité d’innovation des entreprises afin de s’adapter aux impératifs et protéger la santé des salariés et du public.
La période inédite que nous vivons a conduit un grand nombre d’entreprises à travailler à s’adapter afin de permettre la continuité de l’activité lorsque cela était possible ou bien afin de préparer la reprise d’activité dans les meilleures conditions possibles en préservation de la santé des salariés.
Jamais autant la prévention des risques professionnels n’aura été synonyme de performance, voire de survie pour les entreprises. Le département de l’Oise, confiné dès le 3 mars, a été le premier en France à vivre, et à souffrir, de la situation. Deux entreprises nous racontent leur parcours, leur vécu, comment elles se sont adaptées et comment l’aide de la Carsat leur a été précieuse. Nous revenons ensuite avec Agnès Lheureux, contrôleur de sécurité, sur la manière de construire cette action, et quelque part, d’innover dans son métier pour être utile.
Pour accompagner l’adaptation ou la reprise de l’activité de votre entreprise, la Carsat Hauts-de-France reste à vos côtés :
Accompagnement prévention : contactprevention@carsat-nordpicardie.fr
Tarification : tarification@carsat-nordpicardie.fr
Risque biologique : lillerisquebiologique@carsat-nordpicardie.fr
Documentation et veille : bedprevention@carsat-nordpicardie.fr
Manufacture de Senlis, un facilitateur à l’œuvre !
Entreprendre-ensemble.info : Pouvez-vous nous présenter votre entreprise ?
Alain Parachini, président et manuf’acteur : « Manufacture de Senlis est une entreprise de fabrication d’articles de maroquinerie. Nous sommes plus de 200 artisans façonniers et basés en sud Oise. Notre entreprise a été créée ex nihilo fin 2014 et connait un développement rapide. »
EE.info : Quel a été votre état d’esprit, votre réaction à la suite de la mise en place du confinement, du télétravail improvisé, du chômage partiel, … ? Et que s’est-il passé pour votre entreprise ?
AP : « Comme tout le monde, nous avons suivi via les médias la progression du virus au cours des mois de février et début mars. Etant situés dans le premier cluster, nous avons été confrontés à la fermeture des écoles et avons subi l’absentéisme qui en découle. A posteriori, je considère comme une opportunité cette situation. Cette confrontation nous a permis d’être en avance de phase en réagissant rapidement. Nous avons approvisionné masques, gel hydroalcoolique, lingettes et désinfectant. Nous avons préparé notre dossier d’activité partiel qui a été validé dès le 18 mars.
La deuxième semaine de mars un salarié rentrait d’un séjour en Vénétie. Nous avons alors constaté la très grande angoisse que générait le virus dans l’équipe. Lors du weekend du 15 mars, nous avons tenu un CHSCT à distance. Les Elus partageaient ma décision de fermer l’entreprise jusqu’à nouvel ordre. Nous avons pu organiser le télétravail pour quelques cadres au fil des jours qui suivirent. »
EE.info : Comment avez-vous su vous adapter ? Qu’est ce qui a changé ? Qu’elles ont été vos idées ?
AP : Notre volonté première a été de maintenir le contact entre tous : nous avons créé un site internet interactif permettant de donner des informations sur la situation, de capter les ressentis et d’accueillir les questions et les idées. Des articles « funs » l’agrémentaient également.
Les managers ont contacté régulièrement par téléphone tous leurs compagnons. Ils se concentraient particulièrement sur les équipiers déclarant mal vivre le confinement.
Direction, managers et CHSCT ont travaillé à distance à la rédaction des procédures sanitaires qui nous permettraient une reprise dans des conditions satisfaisantes. Les maîtres mots furent distanciation, latence et désinfection.
Une micro équipe a déplacé en deux semaines l’intégralité des établis et machines permettant une distance d’environ 3m entre chaque artisans. La fonction de « facilitateur » a été créée. Le facilitateur a pour mission de gérer les flux des personnes et des produits en veillant au respect des consignes (qui ne sont pas naturelles). Il y a un facilitateur par équipe, formé et équipé.
Nos procédures ont été soumises à la Carsat, l’Inspection du Travail et la Médecine du Travail, qui les a légèrement modifiées. Un CHSCT exceptionnel in situ nous a permis de mettre à jour notre DU.
Les salariés ont réintégré très progressivement l’entreprise, par petits groupes. A leur arrivée, ils perçoivent une formation et un kit individuel (gel, masque, mouchoirs, gants, savon). »
EE.info : Et maintenant que va-t-il se passer pour votre entreprise ?
AP : « La production a repris. Nous réapprenons à travailler avec un process modifié. Les délais de latence (une nuit entre chaque échange) perturbent considérablement l’activité.
Nous tentons de suivre l’évolution de la réglementation en termes de gestion administrative des absences. Elle est extrêmement chronophage.
Enfin, nous tentons d’activer la demande d’indemnisation d’activité partielle, essentielle à notre continuité. »
EE.info : L’accompagnement de la Carsat Hauts-de-France vous a-t-il permis d’avancer en ces temps compliqués ?
AP : « Depuis début mars, notre partenaire Carsat est présente à nos côtés. Elle a documenté nos réflexions et a répondu avec beaucoup de réactivité à nos (nombreuses) questions. Nous avons également partagé des bonnes pratiques mise en œuvre dans d’autres entreprises. Je la remercie chaleureusement pour son soutien constant. »
EE.info : Et enfin, comment vos salariés ont vécu cette période de confinement et comment vivent-ils la reprise avec toutes les réorganisations et contraintes mises en place ?
AP : « Les trois quarts de l’équipe affirment avoir « bien vécu » le confinement. Une dizaine de salariés l’a « mal vécu » car très angoissée par l’épidémie. A ce jour, environ 70% de l’effectif est présent. La majorité des absents est liée à la garde des enfants à la maison.
L’impact sur notre activité n’est pas encore connu.
Les témoignages sont positifs. Le kit individuel, la fonction de facilitateur et la reprise progressive semblent être les clefs de notre reprise. »
Ruhl Hardy Ba, s’adapter aux chantiers
Entreprendre-ensemble.info : Pouvez-vous nous présenter votre entreprise ?
Mathieu Ory : « Notre entreprise est présente sur le secteur du BTP, essentiellement sur l’armature pour le béton armé. Notre effectif moyen en 2019 est de 46 salariés pour la société RUHL HARDY BA et 30 salariés pour la société RIMA. »
EE.info : Quel a été votre état d’esprit, votre réaction à la suite de la mise en place du confinement, du télétravail improvisé, du chômage partiel, … ? Et que s’est-il passé pour votre entreprise ?
Mathieu Ory : « Nous avons été contraints de stopper notre activité avec une fermeture de notre atelier à la suite du confinement puisque l’ensemble de nos chantiers avaient fermé leurs portes. Nous avons ensuite mis en place une large communication auprès de nos clients pour connaitre les dates de reprises des uns et des autres afin d’organiser notre reprise d’activité. Sans réponse satisfaisante de la part de nos clients, nous étions dans une inconnue la plus totale sur une éventuelle reprise d’activité. En parallèle, nous avons immédiatement rédigé notre PCA pour être prêt le jour J.
L’activité de l’encadrement n’a cessé pendant le confinement pour la partie comptabilité, facturation afin de ne pas stopper le flux d’encaissement et de règlement de factures. »
EE.info : Comment avez-vous su vous adapter ? Qu’est ce qui a changé ? Qu’elles ont été vos idées ?
Mathieu Ory : « Nous nous sommes adaptés en mettant en place au sein de l’entreprise les mesures préventives de notre PCA à la suite des guides de bonnes pratiques de l’OPPBTP et de l’UIMM. L’organisation de la vie de l’entreprise a littéralement changé avec la distanciation sociale, il y moins de communication inutile. Je pense sincèrement que nous gagnerons en performance et par réciprocité en compétitivité avec ces nouvelles habitudes. »
EE.info : Et maintenant que va-t-il se passer pour votre entreprise ?
Mathieu Ory : « Nous n’avons aucune visibilité sur l’avenir, les chantiers réouvrent très lentement sur l’Ile-de-France (principal secteur d’activité nous concernant). Et ceux étant déjà ouverts, tournent au ralenti. »
EE.info : L’accompagnement de la Carsat Hauts-de-France vous a-t-il permis d’avancer en ces temps compliqués ?
Mathieu Ory : « L’accompagnement de la Carsat des Hauts-de-France a été d’une très grande aide. Il était très compliqué de trouver des réponses à nos interrogations (beaucoup d’intox et de mauvaises informations circulaient). La Carsat a su trouver les réponses à nos interrogations et nous orienter pour mettre en place de bonnes mesures préventives pour la santé de nos salariés. »
EE.info : Et enfin, comment vos salariés ont vécu cette période de confinement et comment vivent-ils la reprise avec toutes les réorganisations et contraintes mises en place ?
Mathieu Ory : « Le confinement est bien vécu par une partie de nos salariés mais moins bien par l’autre qui ne supporte pas l’isolement et le fait de rester enfermé. Pour garder une vie sociale avec l’entreprise, plusieurs groupes ont été créé (Whatsapp, Messenger…).
Notre carnet de commandes étant que peu rempli du fait de la reprise très lente des chantiers, nous sommes sur un démarrage progressif par vague. Chaque semaine nous réajustons, en cas de besoin à la hausse, la venue des salariés. Ce démarrage progressif permet à l’équipe encadrante de passer suffisamment de temps avec les nouvelles entrées pour expliquer la réorganisation. Pour le moment, nous avons environ 20% de notre effectif présent. Je fais un point quotidien avec les membres du CSE pour échanger sur l’état d’esprit des salariés, je n’ai aucun retour négatif sur les mesures en place. Bien au contraire, les salariés se sentent en sécurité. »
Pour un temps, réinventer l’accompagnement Carsat…
Rencontre avec Agnès Lheureux, contrôleur de sécurité dans l’Oise.
Entreprendre-ensemble.info : Bonjour Agnès, merci de te rendre disponible malgré charge de travail que tu as pour aider les entreprises à organiser la continuité de leur activité ou leur reprise et à s’adapter aux consignes. Peux-tu nous indiquer comment est organisée habituellement l’équipe Carsat dans l’Oise ?
Agnès Lheureux : « Toutes les équipes de la Carsat Hauts-de-France sont réparties par secteur géographique, toutes activités confondues avec certaines spécialités. L’Oise est divisé en 4 secteurs géographiques. En dehors de nos visites d’entreprises et de chantiers, représentant l’essentiel de nos missions, nous organisons une réunion de coordination mensuelle au cours de laquelle sont abordés nos préoccupations des entreprises, le déploiement des actions prioritaires nationales et régionales, et des partages d’expériences. »
EE.info : Comment as-tu vécu ce confinement dès le 3 mars ?
AL : Tout d’abord, il faut savoir que dès le 24 février, nous étions quelques-uns à être interpellés par des entreprises et des Comités Sociaux et Economiques (CSE) qui commençaient à se poser des questions sur le retour de salariés de zones à risques après des vacances en Italie. Nous avons vite senti que les questions allaient arriver et avons alerté afin de prévoir les meilleures réponses à transmettre. Le sujet a fait l’objet de plus en plus de sollicitations. Lorsque le cluster de l’Oise s’est confirmé et que notre département a été le tout premier confiné, ce fût brutal (sidérant ?) : du jour au lendemain plus aucune visite terrain. Il a fallu très vite réagir : annuler tous les RDV prévus et pourtant pouvoir répondre présente, être à l’écoute d’employeurs en mode panique.
EE.info : Comment vous-êtes-vous organisés ?
AL : « Tout d’abord il ne faut pas oublier que nous, préventeurs, sommes aussi des salariés comme les autres. Il nous a fallu, en équipe, nous inventer un mode de fonctionnement et des repères. Par essence même, notre métier est de nous déplacer à la rencontre des autres. Que faire si nous sommes privés de circulation, d’interaction ?
Nous avons choisi d’instituer une réunion d’équipe en visio chaque jour à 14h, afin de se voir, d’échanger, de partager, de travailler en mode collaboratif (exemple sur les fiches métiers), mais aussi de se soutenir. Et très vite nous avons vu le désert potentiel que pourrait être cette période de confinement si nous ne nous réinventions pas sur nos modes d’action. Nous nous sommes immédiatement posé la question : « comment aider les entreprises et être à leur côté », dans le panorama de tous les acteurs et avec la masse d’informations. »
EE.info : Qu’avez-vous mis en place pour les entreprises ?
AL : « De mon côté j’ai imaginé à la place des employeurs, en me demandant de quoi j’aurais besoin compte-tenu des différentes situations (activité pleine, activité en mode dégradé, télétravail forcé, chômage partiel, arrêts maladies, …) et j’ai pris le parti d’envoyer un mail d’information et d’accompagnement. Je me suis dit qu’il fallait donner de l’information, mais pas trop, uniquement l’essentiel, transmettre des liens et des guides utiles et surtout réaffirmer qu’en cas de besoin, nous étions joignables et à leurs côtés. »
EE.info : Et quels ont été les résultats ? Est-ce que les entreprises de l’Oise ont été réceptives à la démarche ou sont-elles noyées sous les informations ?
AL : « Très très vite, mes collègues et moi-même, avons reçu des réponses mail, de remerciements pour notre soutien. Puis progressivement nous avons eu des échanges téléphoniques pour prendre des nouvelles de leur entreprise mais aussi de la santé des interlocuteurs. Le réseau a fonctionné, puisque d’autres entreprises via le Medef ou encore des réseaux de ressources humaines, sont venues vers nous pour avoir des avis et de l’accompagnement. Les entreprises nous ont adressé leur plan de continuité ou leur plan de reprise, avec leur mise à jour de leur évaluation des risques pour information. Je me suis vraiment sentie… utile. Cela permet de rappeler que dans la relation Entreprise / Carsat, il n’y a pas que du contrôle et que le conseil a toute son importance.
Evidemment les entreprises ne pouvaient pas toute répondre mais presque deux mois après je reçois encore des réponse du type « J’ai bien reçu votre mail et je vous en remercie, je suis en train de préparer ma reprise d’activité, merci de vos bons conseils… ». Cela permet de voir l’impact de ce mail pour certaines entreprises. J’ai proposé mon mail à l’ensemble de l’équipe et nous l’avons également adapté en fonction de certaines spécificités ou secteurs d’activité. Ainsi une version BTP a été conçue et envoyée.
Grâce à ce premier échange sur un mode distancié, nous avons discuté ensemble, réorienté leurs projets si besoin, effectué des recherches pour eux, contribué à l’amélioration de leur plan d’actions grâce aux meilleures pratiques relevées dans d’autres entreprises, et aux informations publiées. Bref toute l’équipe a mis en commun les retours d’expériences et capitalisé pour répondre au mieux aux demandes des entreprises.
Les entreprises nous remercient. Elles ont tendance à nous indiquer plus que d’habitude ce qu’elles ont prévu de mettre en place, afin de se rassurer sur le bien-fondé de leurs idées. Alors on affine avec elles… et on rassure ! »
EE.info : Est-ce que les entreprises, avec qui ton équipe a eu contact, ont évolué avec cette crise ?
AL : « Bien évidemment, un grand nombre sont inquiètes des suites économiques et des modifications sociétales induites par le confinement, l’arrêt partiel ou total d’activité, la distanciation nécessaire à la reprise ou la continuité d’activité. Mais je constate aussi que les employeurs n’ont jamais eu autant conscience de la notion d’être chargé « de la santé et de la sécurité de leurs salariés ». Au travers de la rédaction du plan de continuité d’activité ou du plan de reprise, l’évaluation des risques professionnels a repris toute son importance car les entreprises veulent noter ce qu’elles mettent en œuvre. Nous les conseillons avec un discours apaisant : n’en faîtes pas une usine à gaz ! Mais tracez tout ce que vous faites, ainsi que les évolutions d’organisation et à chaque étape.
La plupart des entreprises ont le même discours : on expérimente et on verra après. Je pense qu’il y a des organisations qui resteront car cela a amené des chefs d’entreprise à reprendre conscience de la réalité des tâches de leurs salariés. Au niveau managérial, un bon nombre d’entreprises ne fonctionneront plus comme avant. En effet cette crise a développé un travail collaboratif et a obligé des salariés à prendre des initiatives, à acquérir plus d’autonomie. Certains sont devenus une « task force » dans l’effort collectif demandé. Aussi, attention à la frustration qui pourrait être générée si la reprise est trop contraignante et ne s’adapte pas à de nouveaux modèles. »
EE.info : Et les petites entreprises, les plus fragiles ?
AL : « Il est clair qu’actuellement, les petites entreprises souffrent plus, je pense par exemple à un coiffeur qui m’a contactée récemment. Ce dernier a perdu son chiffre d’affaire pendant la fermeture. Pour réouvrir et afin d’assurer la sécurité de ses salariés et du public, il a dû investir dans des casques, masques et des produits désinfectants. Lorsqu’il a simulé sa reprise d’activité (un fauteuil sur deux tant pour le lavage que pour la coiffure), il s’est rendu compte qu’il pourrait accueillir moins de clients. Il prévoit donc moins de rentrée d’argent pour des frais supplémentaires. Il envisage de faire participer la clientèle, tout en expliquant qu’il n’est pas encore sûr de son approche, ni de la réaction de ladite clientèle. Mais son discours reste motivé : « De toutes façons, je n’ai pas le choix et je dois m’accrocher. Moi et mes salariés allons tout faire pour que ça marche et on verra et s’il le faut on réajustera les mesures prises . »
EE.info : Et pour finir, comment vas-tu sur le plan du moral ?
AL : « Comment je vais ? Après deux mois de confinement je ressens encore plus l’isolement Parfois c’est dur. Ça a été un réel chamboulement : réorganisation de mon poste de travail, interruption des seuls contacts physiques lors des réunions d’équipe. Après l’appréhension, la peur d’être touchée par la maladie… à présent je relativise. Finalement être tous susceptibles d’être touchés par la même maladie, m’a permis aussi de parler plus facilement avec les entreprises. Même si j’étais déjà sur un mode relationnel et d’écoute, j’observe qu’aujourd’hui l’écoute est de chaque côté. Je réalise des grandes journées de travail, car toujours prête à rendre service. Être au bureau toute la semaine s’est compliqué. Heureusement, j’ai des gardes fous avec mes collègues pour me réguler. Le contact et les visites d’entreprise me manquent affreusement.
Pour revenir aux entreprises, au début, j’ai eu peur de ne pas pouvoir aider, mais j’ai tout de suite cherché à trouver ma place en tant que « préventeur accompagnant ». J’ai bien souvent dit aux entreprises : « Je ne peux pas évaluer vos risques, car vous seul avec vos salariés et le CSE peuvent le faire, mais je vais m’employer à vous apporter des exemples d’organisation, des applications, des modes d’organisation d’autres entreprises ». Mais il ne faut pas oublier que notre exemple n’est qu’un petit parmi tant d’autres… Il faudra tirer parti de cette période pour recenser, de façon organisée, les bonnes pratiques et les pratiques innovantes des entreprises. Je sais aussi que lorsque je retournerai en entreprise, la Carsat sera perçue différemment ; certains m’attendent déjà !
Depuis une semaine (NDLR : interview réalisée le 29 avril 2020), nous sentons que les entreprises se remettent en route et ne veulent pas rester sur le bord du chemin. Nous sommes notamment très sollicités par des invitations à des CSE extraordinaires concernant les adaptations de l’activité. Cela se passe par visio et ce n’est pas hyper pratique. L’essentiel est de travailler ensemble au redémarrage économique mais surtout en bonne santé.
Pour conclure, nous avons adapté notre organisation professionnelle pour mener à bien notre mission auprès des entreprises via des outils divers (visio ou audioconférence), et maintenir notre place d’accompagnement auprès d’elles. Il a fallu innover, enchainer des visio, être interrompus dans des tâches pour répondre sur le champ à des sollicitations et surtout travailler de façon sédentaire alors que notre mission même est d’être DANS les entreprises. L’accompagnement à distance ayant ses limites RIEN NE REMPLACERA UN ACCOMPAGNEMENT PHYSIQUE DANS L’ENTREPRISE. »
Pour accompagner l’adaptation ou la reprise de l’activité de votre entreprise, la Carsat Hauts-de-France reste à vos côtés :
Accompagnement prévention : contactprevention@carsat-nordpicardie.fr
Tarification : tarification@carsat-nordpicardie.fr
Risque biologique : lillerisquebiologique@carsat-nordpicardie.fr
Documentation et veille : bedprevention@carsat-nordpicardie.fr
