1 – Faire appel à un consultant

Pourquoi faire appel à un consultant extérieur ?

Le repérage et l’analyse des risques psychosociaux requièrent :

  • Un investissement en temps.
  • Un investissement en moyens humains.
  • Des compétences particulières.

Un consultant extérieur peut être utile dans la démarche de prévention grâce à son analyse et à son regard neuf.

Les missions du consultant

La première mission du consultant est d’accompagner l’entreprise afin d’établir un diagnostic approfondi qui permettra d’identifier :

  • Les facteurs de RPS (et facteurs de protection) ainsi que leur importance.
  • Les groupes de salariés les plus exposés.

> Son accompagnement peut se faire sur l’ensemble des étapes de la démarche (du pré-diagnostic à l’élaboration du plan d’action, voire assurer aussi un suivi post-intervention).
> Il ne se substitue pas aux acteurs du groupe projet mais les aide à tenir leurs rôles.

Quel budget prévoir ?

  • Evidemment, cela dépend du tarif journalier ou forfaitaire pratiqué (en moyenne, selon les régions, entre 1000 et 1500 euros HT/j).
  • Il faut être conscient qu’un diagnostic sur les RPS ne peut se faire en quelques jours.
  • Il faut prévoir également le temps de participation des salariés au groupe projet.
  • Penser INVESTISSEMENT et non pas charge.

Chercher le consultant adapté : les grandes étapes

1. Avant tout, il est essentiel de constituer le groupe projet (voir la partie consacrée au groupe projet ci-après) car toutes les étapes seront menées en lien étroit avec ce groupe.

2. Préciser les objectifs du projet et le niveau d’accompagnement souhaité du consultant.

3. Passer ensuite à l’élaboration du cahier des charges.

4. Quand le cahier des charges est terminé, lancer un appel à consultation et répondre aux questions éventuelles des consultants.

5. Analyser les réponses reçues et présélectionner ceux dont les propositions techniques et commerciales correspondent le plus au cahier des charges.

6. Rencontrer les consultants en entretien oral.

7. Choisir le consultant et informer les consultants non retenus

 

2- Constitution d’un groupe projet

Qu’est-ce qu’un groupe projet ?

  • Variable selon la taille et la structure, le groupe projet pilote la démarche (échéancier, règles de travail) : CEPENDANT, IL N’EST PAS DECIDEUR !
  • Il doit être représentatif de l’entreprise et peut être constitué au minimum, par exemple : d’un membre de la direction, des acteurs de la santé au travail (infirmière, médecin du travail, ingénieur sécurité, …), des représentants du personnel (membre(s) de CHSCT, des délégués du personnel), de salariés volontaires représentatifs (ateliers, secteurs, services, métiers, fonctions), des préventeurs externes (Inspection du travail, Carsat, …).
    > Le CHSCT ou un CHSCT élargi peut constituer le groupe projet, mais il lui faudra consacrer du temps supplémentaire pour la conduite de ce projet.

Les missions du groupe projet

  • Participer à l’élaboration du cahier des charges et à la sélection du consultant.
  • Informer l’ensemble des salariés.
  • Guider les intervenants extérieurs.
  • Assurer le suivi des actions et des indicateurs.
  • Il ne fait pas et ne doit pas faire obstacle aux missions et prérogatives du CHSCT.

Pendant la phase de diagnostic, il aide l’intervenant :

  • à prendre connaissance de l’entreprise en lui fournissant les données nécessaires et en identifiant les personnes contact,
  • à adapter les outils choisis pour le diagnostic.

Il est parallèlement chargé:

  • d’expliquer les objectifs de cette étape au personnel.
  • de concevoir les modalités d’information du personnel (communication interne, présentations, …).

Il s’assure que le dispositif de recueil d’informations organisé auprès de salariés volontaires garantit leur anonymat.

3- Établir un cahier des charges

Quel est l’intérêt du cahier des charges ?

  • Formaliser la demande.
  • Préciser les besoins.

Il faut avoir préalablement :

  • Défini les objectifs.
  • Identifié ses besoins dans le domaine des RPS.
  • Constitué un groupe projet.
  • Estimé le temps que chacun peut mobiliser.
  • Choisi le mode de fonctionnement que l’on souhaite mettre en place avec le consultant.

Le cahier des charges

Il comprend :

  • Le contexte de la demande.
  • La demande et les attentes.
  • Les modalités pratiques de la réalisation.

Il faut :

  • Indiquer une date précise de remise des propositions écrites des consultants.
  • Limiter la mise en concurrence à 3 ou 4 consultants.
  • Préciser la période à laquelle sera prise la décision.

4- Choisir le consultant adapté

Que doit contenir une proposition ?

  • Le rappel de la demande et des objectifs (reformulation de la demande).
  • La démarche envisagée.
  • Les moyens et outils mis en œuvre.
  • Les différentes phases de l’intervention.
  • Le coût de l’intervention.
  • Les compétences mobilisées (CV) et références.

Comment analyser les différentes propositions reçues ?

  • Passer en revue les propositions.
  • Analyser les réponses et les comparer selon plusieurs critères prédéfinis (voir exemple de tableau suivant).
  • S’entourer des conseils du groupe projet.
  • Rencontrer les consultants ayant répondu par une proposition afin d’échanger sur les points importants et d’évaluer leur approche du projet.
  • Passer un contrat avec le consultant précisant les engagements des deux parties.

Exemple de tableau d’évaluation

Evaluation Consultant A Consultant B Consultant C
Proposition écrite      

Compréhension de la demande

     
Adéquation avec le cahier des charges      
Démarche proposée (démarche participative…)      
Durée de l’intervention et planning de réalisation      
Livrables (comptes-rendus, rapports intermédiaires, rapport final…)      
Clarté et qualité de la proposition      
Engagement de disponibilité      
Compétences et expériences du consultant (références, CV…)      
Montant du devis      
Synthèse de la production écrite      
Entretien avant ou après la proposition écrite      
Qualité des échanges et du dialogue      
Intérêt manifesté par le consultant      
Synthèse de l’entretien      
Synthèse générale      

Les conditions nécessaires à l’intervention du consultant

  • Le consultant doit proposer une approche centrée sur le travail.
  • Le consultant doit avoir une approche globale, du fonctionnement de l’entreprise jusqu’à la situation de travail.
  • Sa démarche doit permettre d’identifier les facteurs de risque à partir de multiples sources d’informations (analyse documentaire, observations de l’activité, entretiens, enquêtes par questionnaire, …).
  • Le consultant doit proposer une démarche participative.
  • Le consultant doit travailler dans un esprit de transfert de ses propres compétences vers le groupe projet afin d’amener l’ensemble de l’entreprise vers une certaine autonomie. Il s’agit bien d’un accompagnement dans la démarche de lutte contre les RPS.

Consultants : une déontologie à respecter

  • Anonymat : La restitution de ses analyses est anonyme.
  • Confidentialité : Elle s’applique aux informations fournies par l’entreprise ainsi qu’au contenu de son intervention.
  • Intégrité : Pas d’intérêt particulier ou seulement commercial de sa part.
  • Professionnalisme : Les missions doivent relever de son champ de compétences.

5- Le consultant est choisi

Préparer la venue du consultant

  • Informer les salariés de la venue du consultant.
  • Élaborer un plan de communication interne.
  • Déterminer les principes d’accès à l’information.

Points de vigilance

Pour le bon déroulement de la démarche dans l’entreprise :

  • Veiller à la bonne collaboration entre les différents acteurs.
  • Veiller à la neutralité de la démarche du consultant.
    > En cas de non respect de ces critères… Réorientation ou arrêt !
  • D’abord faire le point en interne et identifier l’obstacle avant d’en discuter avec le consultant.
  • Est-ce dû à sa façon de faire (difficultés de communication, manque de disponibilité, …) ?
  • Est-ce que la mission « n’avance pas » ou donne l’impression de « tourner en rond » ?Il est recommandé de demander des points d’étapes (jalons du projet avec livrables) associés à des paiements intermédiaires.

> On contrôle les écarts éventuels par rapport à la proposition initiale du consultant.

 

Conclusion

Vous avez tout à gagner à faire appel à des intervenants externes (consultants ou équipes pluridisciplinaires de votre service de santé au travail): ils apporteront un regard neuf, neutre, et expérimenté. Ils auront le recul nécessaire par rapport à votre quotidien, l’organisation du travail, ses forces et ses faiblesses et vos situations afin de vous conduire sur le chemin de la recherche de solutions adaptées à votre entreprise de manière à la fois efficace et concertée.
Il est essentiel qu’un climat de confiance mutuelle se développe entre les différentes parties, car l’enjeu est de taille.
Mais le plus important est l’accompagnement, non seulement du groupe projet, mais également de l’ensemble des salariés, par le transfert des compétences. Ainsi chacun gagnera en autonomie et en maturité pour l’atteinte du but commun que sera le bien-être au travail.

Pour en savoir plus : brochure INRS ED6070